Verantwortlich: KGS Vakant
Bereitgestellt: 11.03.2022
Verzeichnis der Informationsbestände
Dies ist das Verzeichnis der Informationsbestände der evangelisch-reformierten Kirchgemeinde Stäfa. Es ist auf der Webseite der evangelisch-reformierten Kirchgemeinde Stäfa (www.ref-staefa-hombrechtikon.ch/informationsbestaende) veröffentlicht.
Art. 1 - Aufgaben der Kirchgemeinde
Die evangelisch-reformierte Kirchgemeinde Stäfa ist Teil der Landeskirche. Sie leistet ihren Dienst in Offenheit gegenüber der ganzen Gesellschaft durch die Ver-kündigung des Wortes Gottes in Liturgie, Predigt, Taufe und Abendmahl, durch die Zuwendung aufgrund des Wortes Gottes in Diakonie und Seelsorge, durch die Auseinandersetzung mit dem Wort Gottes in der Bildung aller Altersgruppen und durch die Ausrichtung am Wort Gottes bei Aufbau der Gemeinde (Art. 5 Abs. 2 der Kirchenordnung der Evangelisch-reformierten Landeskirche des Kantons Zürich vom 17. März 2009 [KO, LS 181.10]).
Die Organe der Kirchgemeinde sind:
Die Aufgaben der drei Organe sind in den Art. 157, 163 und 169 der Kirchenordnung im Einzelnen umschrieben.
Die Organe der Kirchgemeinde sind:
- Die Gesamtheit der Stimmberechtigten: Sie üben ihre Rechte an der Urne und in der Kirchgemeindeversammlung aus.
- Die Kirchenpflege: Sie vertritt die Kirchgemeinde gegen aussen und führt die Geschäfte der Kirchgemeinde.
- Die Rechnungsprüfungskommission: Sie kontrolliert den Finanzhaushalt der Kirchgemeinde.
Die Aufgaben der drei Organe sind in den Art. 157, 163 und 169 der Kirchenordnung im Einzelnen umschrieben.
Art. 2 - Angaben zur Informationsverwaltung
2.1 Die Informationsverwaltung der Kirchgemeinde erfolgt einerseits mittels Papierdossiers, andererseits mittels Informatiksystemen bzw. -ablagen. Die Geschäftsdossiers werden elektronisch, die Personaldossiers werden in Papierform geführt. Diese Dossiers sind vollständig und verbindlich. Bei den organisatorischen Informationen, dem Rechnungswesen und den Publikationen sind die elektronischen Ablagen vorrangig. Bei Fachinformationen bestehen beide Ablagesysteme parallel (Bibliothek, Datenbank, File-System).
2.2 Die elektronisch geführten Informationssysteme sind an Dritte ausgelagert. Die Website wird von kirchenweb.ch betrieben. Das Personal- und Lohnadministrationssystem und das Rechnungswesen wird von der Politischen Gemeinde Stäfa geführt.
2.3 Organisatorische und Fachinformationen werden aufbewahrt, solange sie aktuell sind. Die eigenen Publikationen (Prospekte, Faltblätter, Flyer usw.) werden in einer separaten elektronischen Ablage wie auch im Rahmen der Geschäftsverwaltung aufbewahrt. Publikationen werden ausserdem öffentlich zugänglich gemacht, solange sie aktuell sind.
2.4 Die Informationen werden in der Regel nach Abschluss des Geschäfts, nach dem Austritt aus dem Anstellungsverhältnis bzw. nach dem Buchungsvorgang noch zehn Jahre aufbewahrt, bevor sie dem Kirchgemeindearchiv zur Archivierung übergeben oder vernichtet werden.
2.2 Die elektronisch geführten Informationssysteme sind an Dritte ausgelagert. Die Website wird von kirchenweb.ch betrieben. Das Personal- und Lohnadministrationssystem und das Rechnungswesen wird von der Politischen Gemeinde Stäfa geführt.
2.3 Organisatorische und Fachinformationen werden aufbewahrt, solange sie aktuell sind. Die eigenen Publikationen (Prospekte, Faltblätter, Flyer usw.) werden in einer separaten elektronischen Ablage wie auch im Rahmen der Geschäftsverwaltung aufbewahrt. Publikationen werden ausserdem öffentlich zugänglich gemacht, solange sie aktuell sind.
2.4 Die Informationen werden in der Regel nach Abschluss des Geschäfts, nach dem Austritt aus dem Anstellungsverhältnis bzw. nach dem Buchungsvorgang noch zehn Jahre aufbewahrt, bevor sie dem Kirchgemeindearchiv zur Archivierung übergeben oder vernichtet werden.
Art. 3 - Angaben zu den aktuellen Informationsbeständen
Der aktuelle Aktenplan kann als Musteraktenplan_Ref_KG_Stäfa-Hombrechtikon abgerufen werden.
Art. 4 - Angaben zu den Archiven
4.1 Die Kirchgemeinde führt das Kirchgemeindearchiv, das Pfarramt das Pfarrarchiv (Art. 95 und 96 KO). Das Pfarrarchiv enthält die kirchlichen Register (Taufregister, Konfirmationsregister, Trauregister, Abdankungsregister), Personal- und Familienregister (oder Kartotheken) sowie wichtige Briefwechsel und Akten der pfarramtlichen Angelegenheiten. Die in den kirchlichen Registern enthaltenen Angaben werden dauerhaft aufbewahrt.
4.2 Das Kirchgemeindearchiv und das Pfarrarchiv werden nach den Vorgaben des Archivgesetzes vom 24. September 1995 (LS 170.6) und der Archivverordnung vom 9. Dezember 1998 (LS 170.61) fachgerecht unterhalten und ge-führt. Für das Pfarrachiv ist überdies die Verordnung über die Führung des Pfarrarchivs und der kirchlichen Register vom 4. Juli 1973 massgebend.
4.2 Das Kirchgemeindearchiv und das Pfarrarchiv werden nach den Vorgaben des Archivgesetzes vom 24. September 1995 (LS 170.6) und der Archivverordnung vom 9. Dezember 1998 (LS 170.61) fachgerecht unterhalten und ge-führt. Für das Pfarrachiv ist überdies die Verordnung über die Führung des Pfarrarchivs und der kirchlichen Register vom 4. Juli 1973 massgebend.